Säker Outsourcing 2024

Outsourcing har blivit en integrerad del av modern affärsstrategi. Många företag väljer att outsourca för att fokusera på sin kärnverksamhet och dra nytta av kostnadseffektiva lösningar. Säker Outsourcing är dock avgörande för att minimera risker och maximera fördelar. I denna artikel går vi igenom vad du behöver veta om säker outsourcing och hur du kan använda den i ditt företag.

Vad är Outsourcing?

Outsourcing innebär att ett företag överlåter vissa verksamhetsområden eller tjänster till en extern leverantör. Det kan innebära outsourcing av IT utveckling, av IT drift eller av andra tjänster. Det kan vara hela eller delar av den relevanta verksamheten som avses beroende på verksamhetens behov. Nedan beskrivs tre vanliga modeller av outsourcing; offshoring, nearshoring och blended outsourcing.

Offshoring innebär att flytta delar av verksamheten till länder med lägre arbetskraftskostnader, som Indien, Vietnam, Sri Lanka eller Filipinerna. Indien är särskilt framträdande för sin höga kompetens inom IT och programvaruutveckling, kombinerat med engelsktalande välutbildad arbetskraft och kostnadseffektivitet. Detta kan dock innebära vissa utmaningar relaterade till kulturella skillnader och tidszoner.

Nearshoring refererar till outsourcing till närliggande länder, vilket för Sverige ofta innebär baltiska länder eller Polen. Denna modell erbjuder fördelar som kortare avstånd, färre tidszonsskillnader och kulturella likheter, vilket kan leda till smidigare kommunikation och samarbete. Priserna kan dock vara högre än för offshoring till billigare länder.

Blended outsourcing kombinerar lokala resurser med offshore-kapacitet. Detta kan erbjuda en balans av kostnadseffektivitet och lokal expertis, vilket är särskilt fördelaktigt för projekt som kräver både djupgående lokal kunskap och storskalig budgeteffektivitet.

Varje modell har sina för- och nackdelar. Offshoring kan erbjuda betydande kostnadsbesparingar men kan även innebära utmaningar i kommunikationen. Nearshoring minskar dessa hinder men kan vara mindre kostnadseffektivt än offshoring. Blended outsourcing maximerar fördelarna genom att kombinera lokal närvaro med de ekonomiska fördelarna med offshoring, men kräver noggrann koordination för att säkerställa enhetlighet i arbetsflöden och kvalitet.

Sammantaget, när outsourcing hanteras korrekt och med en tydlig strategi, kan det erbjuda företag en kraftfull väg till effektivitet och innovation, särskilt genom samarbete med länder som Indien, där man kan dra nytta av hög kvalifikation och kostnadseffektivitet samtidigt.

Fördelar med Outsourcing

Sänka kostnaderna

Outsourcing kan leda till betydande kostnadsbesparingar. Företag kan dra nytta av lägre arbetskraftskostnader i andra länder och minska behovet av att investera i infrastruktur och teknologi.

Fokusera på Kärnverksamheten

Genom att outsourca lämpliga funktioner kan företag fokusera mer på sin kärnverksamhet och att nå sina strategiska mål. Detta ökar effektiviteten och konkurrenskraften.

Tillgång till Kompetens och Expertis

Outsourcing ger företag tillgång till en pool av expertis som kanske inte finns internt eller lokalt. Detta kan förbättra kvaliteten på tjänsterna och produkterna som levereras. Dessutom kan det ibland vara billigare att anlita indiska experter på konsultbasis än att anställa egna medarbetare.

Flexibilitet och Skalbarhet

Outsourcing ger företag möjlighet att snabbt anpassa sig till förändringar i marknaden och skala upp eller ned sina verksamheter beroende på efterfrågan.

Risker med Outsourcing

Hur man lyckas med outsourcing beror mycket på att man är medveten om och hanterar de potentiella riskerna. Notera att många av de risker som finns med outsourcing finns i alla affärsrelationer. Man löser detta med dokumentation, processer och genom att bygga långsiktiga relationer.

Säkerhetsrisker

Att överföra data och information till en tredje part innebär alltid säkerhetsrisker. Därför är det viktigt att ha robusta säkerhetsåtgärder på plats för att skydda känslig information. Detta kan inkludera kryptering, anonymisering eller pseudo-anonymisering av (person)data.

Kvalitetskontroll

Att säkerställa att den outsourcade tjänsten håller samma kvalitetsstandard som den interna verksamheten kan vara en utmaning. Kontinuerlig övervakning och kvalitetskontroll är avgörande.

Kommunikation och Samordning

Tidszoner och kulturella skillnader kan skapa kommunikationsproblem. Effektiv samordning och tydlig kommunikation är nödvändiga för att övervinna dessa hinder.

Beroende av Leverantören

Ett företag kan bli för beroende av sin outsourcingleverantör, vilket kan skapa problem om leverantören inte presterar som förväntat eller går i konkurs.

Säker Outsourcing: Strategier och Bästa Praxis

Välj Rätt Leverantör

Att välja rätt leverantör är alltid avgörande för att lyckas. Företag bör genomföra noggranna utvärderingar av potentiella leverantörer och deras kapacitet att leverera pålitliga och säkra tjänster.

Säkerhet och Efterlevnad

Säkerställ att outsourcingleverantören följer relevanta säkerhetsstandarder och lagar. Detta inkluderar den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) och bransch-standarder för informationssäkerhet.

Att säkerställa efterlevnad av EU-lagstiftningen vid outsourcing av mjukvaruutveckling utanför EU är avgörande för både stora och små företag. Detta är inte bara ett lagkrav för större företag enligt EU:s regelverk, utan också en strategisk åtgärd för mindre företag som vill minska risken för skada på sitt anseende.

Olika rättsliga ramverk föreskriver sträng revision av leverantörer utanför EU för större företag inom EU. Detta säkerställer att externa leverantörer följer standarder som är i nivå med EU:s normer, särskilt inom områden som dataskydd, miljömässig hållbarhet och arbetstagares rättigheter.

1. Allmänna dataskyddsförordningen (GDPR): GDPR är kanske den mest betydelsefulla lagstiftningen och innebär strikta regler för dataskydd och integritet för alla individer inom EU och Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. Den behandlar också överföring av personuppgifter utanför EU och EES-området. Programvaruföretag måste se till att deras outsourcingpartners utanför EU följer GDPR för att undvika höga böter och överträdelser som kan leda till allvarlig skada på företagets anseende.
2. Direktivet om säkerhet i nätverks- och informationssystem (NIS-direktivet): Detta direktiv kräver att företag inom kritiska sektorer, inklusive digitala tjänster, upprätthåller höga säkerhetsnivåer för sina nätverks- och informationssystem. Även om det inte direkt riktar sig till alla outsourcingleverantörer av mjukvaruutveckling, skapar det ett prejudikat som påverkar avtalsförpliktelser för IT-outsourcing och understryker behovet av robusta cybersäkerhetsåtgärder.
3. EU:s cybersäkerhetsakt: Stärker cybersäkerheten i hela EU. Genom denna akt inrättas ett ramverk för att fastställa standarder för nätverks- och informationssäkerhet i alla medlemsländer. Företag som arbetar med mjukvaruutveckling och outsourcing måste se till att deras leverantörer följer dessa standarder för att upprätthålla integritet och säkerhetskontinuitet.
4. Arbetslagstiftning: EU-företag måste se till att deras outsourcingpartner utanför EU följer arbetsnormer som åtminstone uppfyller Internationella arbetsorganisationens (ILO) konventioner, som täcker en rad frågor från orättvisa uppsägningar till diskriminering och arbetstagarnas rätt att organisera sig fackligt. Även om lokala arbetslagar varierar bör EU-företag sträva efter att arbeta med leverantörer som erbjuder rättvisa arbetsvillkor, lämpliga löner och rimliga arbetstider i enlighet med globalt erkända arbetsnormer.
5. EU:s direktiv om icke-finansiell rapportering mm: I likhet med Brittiska Modern Slavery Act finns det EU-lagar och direktiv som fokuserar på att öka transparensen och etiska metoder i affärsverksamheten. Till exempel kräver EU:s direktiv om icke-finansiell rapportering att stora företag lämnar information om hanteringen av sociala aspekter och medarbetaraspekter, respekt för mänskliga rättigheter, antikorruption och mutor samt mångfald i bolagsstyrelser. Även om detta direktiv är direkt tillämpligt på stora företag kan mindre företag dra nytta av att anpassa sig till dessa metoder för att säkerställa omfattande efterlevnad och etisk verksamhet.

Även mindre företag, som inte alltid är juridiskt skyldiga att genomföra formella revisioner, har stor nytta av att se till att deras leverantörer följer dessa regler. Detta är i linje med bästa praxis och gör dem mer attraktiva för potentiella kunder som är intresserade av regelefterlevnad och företagsansvar.

Ett svenskt företag som lägger ut utveckling till ett företag i Indien behöver ta hänsyn till GDPR. För att upprätthålla GDPR-efterlevnad bör företaget se till att det indiska företaget har lämpliga dataskyddsåtgärder, till exempel datakryptering och säkra dataöverföringsprotokoll som uppfyller EU-standarder. Om samarbetet innebär att leverantören har tillgång till icke offentliga persondata måste det också finnas ett avtal som definierar hur data hanteras, lagras och skyddas mot intrång dessutom måste EU’s standardavtal för GDPR undertecknas av parterna. Samarbetet kan också kräva att partnern också följer EU:s cybersäkerhetsakt genom att införa rigorösa cybersäkerhetspolicyer och responsstrategier som överensstämmer med EU:s förväntningar.

Sammanfattningsvis är det viktigt att granska leverantörer av mjukvaruoutsourcing utanför EU för att se till att de följer relevant EU-lagstiftning, oavsett om det är ett lagstadgat krav för större enheter eller en bästa praxis för mindre företag. Denna praxis säkerställer efterlevnad av lagar och regler, skyddar mot potentiell skada på anseendet och förbättrar affärsintegriteten på globala marknader.

Tekniska lösningar för att skapa säkrare outsourcing

För att säkerställa efterlevnad av GDPR och rent allmänt för att skapa förutsättningar för säker outsourcing behövs en omfattande uppsättning säkerhetsåtgärder en del handlar om processer men annat om en lämplig IT miljö.

• Krypterade kanaler för all kommunikation,
• VPN-anslutningar och att försäkra sig om att all kommunikation sker med Transport Layer Security (TLS) krypterad kommunikation.
• Använda individuella begränsningar och kontroll så att varje användares beteende kan särskiljas i loggar.
• Endast de som verkligen behöver får tillgång till personlig eller kritisk information.
• Uppdatera all programvara uppdateras regelbundet.
• Bara använda erkända antivirusprogram
• Kryptera alla hårddiskar för att säkra system både lokalt och på distans.
• Se till att alla USB-portar är blockerade.
• All personal måste få regelbunden GDPR-utbildning och ha undertecknat sekretessavtal, för att säkerställer att datasekretess och datasäkerhet prioriteras.
• Begränsa användningen av kommunikationsprogram till verifierade, säkra alternativ.
• När man outsourcar utanför EU bör man tänka på att en del länders lagstiftning kan tillåta att myndigheter får tillgång till data som lagrats i molnlösningar.

Läs mer här om hur man skyddar sina data

Kontraktsvillkor

Tydliga och omfattande kontraktsvillkor är viktiga för att undvika missförstånd och konflikter. När det gäller supportfunktioner bör kontraktet specificera tjänstenivåavtal (SLA), men i alla fall bör det inkludera säkerhetsåtgärder och hantering av immateriella rättigheter.

Kontinuerlig Övervakning och Utvärdering

Företag bör kontinuerligt övervaka och utvärdera prestationerna hos sina outsourcingleverantörer. Regelbundna revisioner och feedbackmöten hjälper till att säkerställa att alla parter uppfyller sina åtaganden.

Krishanteringsplan

En krishanteringsplan är avgörande för att hantera potentiella problem som kan uppstå med outsourcing. Planen bör inkludera åtgärder för att hantera dataintrång, leverantörsproblem och andra oförutsedda händelser.

Gislen Software: Din Partner för Säker Outsourcing

Gislen Software är ett pålitligt svenskägt IT outsourcingföretag med lång erfarenhet av att leverera högkvalitativa och säkra IT-tjänster. Vi erbjuder skräddarsydda tjänster och lösningar som är anpassade efter dina specifika behov och mål. Vi tillhandahåller ett antal olika tjänster. Allt ifrån utveckling av webbapplikationer, uppgradering och migration av gamla system till nyare modernare teknik, utveckling av mobila applikationer och appar, samt support och underhåll, men också andra typer av IT-tjänster som kundsupport, bokföring och support för olika HR-funktioner. Målet är att effektivisera verksamheten, minska kostnaderna och förbättra kvaliteten. Tillsammans med vår partner Epical Group erbjuder vi också förstklassig blended outsourcing, framför allt inom systemintegration.

Expertis och Erfarenhet

Med 30 års erfarenhet inom IT-branschen har Gislen Software utvecklat en stark expertis inom programvaruutveckling, molnlösningar och IT-support. Vårt team består av högt kvalificerade yrkesverksamma med djup kunskap inom sina respektive områden. Kanske ännu viktigare, med vår starka svenska koppling har vår personal mycket erfarenhet av att förstå den svenska marknaden. Vi tränar också vår personal på kulturell förståelse. Tack vare att vi är så ”svenska” så tror vi att vi är en av de bästa på att jobba med svenska kunder.

Vi har också många och bra referenser. Vi jobbar med välkända svenska företag som ABB, Epical Group, Kantar SIFO, PostNord, Scandinavian Airlines, Svensk Byggtjänst, Swedish Match, och Volvo Cars. Men också med små och medelstora företag som Clarendo, Planter Norden, och Dineflow.

Säkerhet och Efterlevnad

Säkerhet är en av våra högsta prioriteringar. Vi följer strikta säkerhetsstandarder och dataskyddsregler för att säkerställa att din information alltid är skyddad. Vi är vana vid att jobba ed höga säkerhetskrav. Våra anställda är tränade att förstå GDPR och andra säkerhetskrav. De applikationer vi bygger är designade för säkerhet och med säkerhet som default.

Flexibilitet och Anpassningsförmåga

Vi förstår att varje företag har unika behov. Därför erbjuder vi flexibla och skalbara lösningar som kan anpassas efter dina specifika krav. Oavsett om du behöver en liten teamförstärkning eller en omfattande IT-lösning, kan vi hjälpa till. Bortsett från rena IT-tjänster kan vi bland annat hjälpa till med administrativa tjänster som bokföring och vissa personalrelaterade tjänster.

Kvalitetskontroll och Kontinuerlig Förbättring

Kvalitet är en hörnsten i allt vi gör. Vi använder beprövade metoder och verktyg för att säkerställa att våra lösningar uppfyller de högsta standarderna. Genom kontinuerlig feedback och utvärdering strävar vi alltid efter att förbättra och optimera våra tjänster. Våra testare kan både manuell och automatisk testning.

Vanliga Frågor om Säker Outsourcing

Nedan har vi samlat några vanliga frågor om ämnet.

Sammanfattning

Säker outsourcing är en viktig strategi för att uppnå affärsframgångar i dagens konkurrensutsatta marknad genom att fokusera på kärnverksamhet och bygga upp en relation med en partner ni kan lita på. Genom att förstå fördelarna och riskerna med outsourcing, och genom att implementera bästa praxis för säkerhet och efterlevnad, kan företag maximera fördelarna och minimera riskerna. Gislen Software står redo att vara din pålitliga partner för att leverera högkvalitativa och säkra outsourcingtjänster, skräddarsydda efter dina specifika behov. Tillsammans kan vi hjälpa ditt företag att nå nya framgångar med ett lyckat outsourcing arrangemang!

Kontakta oss för att diskutera säker outsourcing!