När det gäller mjukvaruutveckling tänker vi ofta på hur programmerare sitter bakom skärmar, försjunkna i kodrader och algoritmer. Tanken på att aktivt springa runt och ge support på plats verkar nästan som en alternativ verklighet. Men det är precis vad vårt onsite- och offsite-team från Gislen Software i Indien just nu gör på EACTS årliga konferens i Wien. Vi har utvecklat ett Konferensadministrationssystem för EACTS som effektiviserar praktiskt taget alla aspekter av en medlemsorganisation, medlemskap, utbildning till konferenser. I den här artikeln tittar vi på hur vi som ett IT-företag tillhandahåller support på plats. Vi tittar på den unika blandning av förberedelser, anpassningsförmåga och proaktivitet som gör det möjligt att få bra resultat och en nöjd kund!
Konferenserna är tillbaka efter pandemin!
Världen har gradvis återhämtar sig från pandemins utmaningar och då känns återkomsten av verkliga konferenser nästan som en renässans. Det finns en elektrifierad atmosfär, en suck av lättnad och en känsla av att återta det som tillfälligt förlorats. EACTS årliga konferens i Wien är ett utmärkt exempel på detta fenomen! Tusentals kirurger och utställare från hela världen har samlats för att träffas, lära sig nya saker och givetvis för att nätverka.
Dessa evenemang innebär inte bara en återgång till det normala, utan också ett förnyat upptäckande av interaktioner ansikte mot ansikte som virtuella plattformar, trots deras fördelar, inte helt kan återskapa. Det är tydligt att verkliga konferenser är tillbaka, och de är tillbaka med besked för att erbjuda den typ av meningsfulla, praktiska upplevelser som ger ett avbrott från, och berikar våra yrkesliv genom att vi kan lära oss nya saker och träffa nya människor.
Programvara för evenemangshantering i drift
2015 påbörjade vi utvecklingen av en heltäckande Konferensadministrationssystem som är skräddarsydd för EACTS behov. Programvaran gjorde sin debut i Wien 2017 och har sedan dess varit en integrerad del av EACTS-evenemang i Milano (2018 och 2022), Lissabon (2019) och Barcelona (2021), och återvänder till Wien i år. Konferensadministrationssystem är utformat som en heltäckande lösning för medlems- och konferenshantering och underlättar sömlös betalning av medlemsavgifter, profilhantering och köp av utbildnings- och konferensbiljetter. Det möjliggör också effektiva incheckningsprocesser och utfärdande av badges. Dessutom har vi utvecklat mobilapplikationer för närvaroscanning och lead retrieval vid tillhörande mässor. Plattformen förbättras ytterligare genom integrationer med olika tjänster från tredje part, inklusive Field Drives kiosker för ansiktsigenkänning, CYIM-videosystem och den officiella EACTS-konferensappen från Conference Compass.
Proaktiv support för Konferensadministrationssystem
När det gäller programvarusupport – särskilt i en miljö där mycket står på spel som vid EACTS årliga konferens – är proaktivitet mer än bara ett modeord – det är en nödvändighet. Nyckeln ligger i att förutse potentiella problem och planera lösningar i förväg. Oavsett om det handlar om att se till att alla mobiler är tillräckligt laddade för närvaroscanning eller att testa integrationerna med incheckningskiosker, är målet att eliminera alla flaskhalsar som kan hindra kundens verksamhet.
Alla förstår att man måste ge snabb support, men vikten av proaktiv kundservice är mindre uppenbar. Enligt en Gartner-undersökning rapporterade endast 13 % av kunderna att de fick proaktiv service, trots att den bevisligen ökar kundnöjdheten enligt mått som NPS, CSAT, CES och VES. Att implementera proaktiv kundservice har tre huvudsakliga utmaningar:
- Brist på förståelse och buy-in på olika organisatoriska nivåer
- Otillräckligt utbildade kundservicerepresentanter
- Avsaknad av en proaktiv servicekultur.
Rapporten ger konkreta tips på hur man kan övervinna dessa utmaningar, till exempel genom att säkra ledningens stöd genom pilotinitiativ och datadrivna resultat samt genom att anställa och utbilda personal med ett proaktivt tankesätt. Intressant nog finns det tecken på en övergång till proaktiv kundservice för att öka kundlojaliteten, minska kundbortfallet och skapa varumärkesambassadörer.
Varför proaktivitet lönar sig
- Minskad stress för kunden: Att veta att deras programvaruleverantör är lyhörd och proaktiv skapar förtroende och lätthet.
- Effektivitet: Ju fler problem du kan lösa innan de uppstår, desto smidigare går verksamheten, vilket sparar tid och resurser.
- Hantering av rykte: Word-of-mouth är otroligt inflytelserikt i B2B-branschen. Om du levererar dina tjänster proaktivt kan du få ett rykte om dig som en pålitlig partner.
Anpassningsförmåga
Vårt team på plats är alltid redo att anpassa sig till förändringar i sista minuten eller för oväntade situationer. Det är här som mjuka färdigheter som kommunikation, emotionell intelligens och problemlösning kommer in i bilden. Anpassningsförmåga är avgörande vid samordning mellan intressenter, från utställare som behöver hjälp med scanning till temp-staff som använder de olika systemen första gången.
Teamet: Grunden för framgång
Bakom varje framgångsrik insats för support på plats står ett sammansvetsat och väl förberett team.
- Utbildning före konferensen: Varje teammedlem bör vara väl förtrogen med programvaran och de specifika målen för evenemanget.
- Delegering och självständighet: Ge dina teammedlemmar möjlighet att fatta beslut på plats. Det påskyndar problemlösningen och gör verksamheten mer flexibel.
- Kamratskap och motivation: Ett motiverat team är ett produktivt team. Regelbundna avstämningar, uppmuntran och bekräftelse bidrar till att hålla teamkänslan på topp.
Sammanfattning
Att vara mjukvaruutvecklare innebär inte bara att vi kan hantera bits och bytes, utan också att vi förstår våra produkters verkliga innebörd och tillämpningar. Att erbjuda support på plats vid EACTS årliga konferenser varje år är en berikande erfarenhet som går utöver mjukvaruutveckling. Det krävde en harmonisk blandning av proaktivitet, anpassningsförmåga och perfekt lagarbete.
Vår support på plats för EACTS är helt i linje med vårt motto –
We are ready to serve, walk the extra mile, and add the finishing touch!
Vår erfarenhet har visat att ju mer vi kan överbrygga klyftan mellan digitala lösningar och mänskliga interaktioner, desto mer värde kan vi ge våra kunder. Ibland kan det bästa användargränssnittet vara ett vänligt ansikte.
Om du är intresserad av Konferensadministrationssystemför medlemsorganisationer, konferenser och evenemang. Kontakta oss gärna för mer information om hur vi kan hjälpa dig.